Business Life

Estaba trabajando en España en marzo de 2020 cuando el gobierno de repente ordenó que todos se quedaran en sus hogares en respuesta a la rápida propagación del virus Covid-19. En una cultura que aún no está acostumbrada a que el personal trabaje desde casa, muchas organizaciones fueron tomadas con la guardia baja. De hecho, la empresa con la que trabajaba en Madrid en ese momento no tenía dispositivos portátiles para el personal, por lo que el CEO se subió a su auto empacando una tarjeta de crédito, se dirigió a la tienda de electrónica más cercana y compró computadoras portátiles para todos sus trabajadores.

El repentino cierre de oficinas y lugares públicos se estaba produciendo en todo el mundo. Las implicaciones fueron particularmente agudas para los gobiernos de las ciudades. Pocos estaban preparados para realizar una rápida transición de su fuerza laboral. Sin embargo, una pequeña ciudad del norte de California en el corazón de Silicon Valley, envió a todo su personal a casa y continuó muchas operaciones de la ciudad de una manera casi normal sin perder el ritmo.

¿Cómo el director de tecnología (CTO) de Cupertino y su equipo se convirtieron en una excepción y brindaron una experiencia de trabajo perfecta desde el hogar y qué pueden aprender de ellos otros líderes de tecnología de la ciudad en preparación para la próxima crisis inevitable?

Cupertino está a la altura del desafío

Cupertino es una hermosa y próspera comunidad de 60.000 habitantes en el norte de California, más notable en el mundo tecnológico por ser el hogar de la sede y la obra maestra arquitectónica, Apple Park.

Bill Mitchell, el CTO de voz suave de la ciudad, ha dedicado una vida casi por completo al servicio público. Después de pasar unos años en la Marina al comienzo de su carrera, se unió a Chandler, Arizona como gerente de TI. Otros trabajos antes de Cupertino incluyeron un período breve y fallido en una puntocom en 2000 (quizás producto de un mal momento en lugar de una mala idea), ser director de operaciones y mantenimiento de un aeropuerto y director de TI de la ciudad de Belmont. , CA.

La visión profética de Mitchell de estar listo para Covid-19 comenzó tres años antes. Se basó en dos principios básicos:

1. Construye para el inevitable terremoto

La estrategia de TI de la ciudad se diseñó en torno a una pregunta clave de resiliencia: ¿qué sucede si la gente no puede venir a trabajar? En California, esta pregunta se hace a menudo en relación con la alta probabilidad de un terremoto. Resulta que también es bastante relevante para una pandemia contagiosa.

Ciertamente, esta pregunta puede parecer básica e intuitiva. Sin embargo, marzo de 2020 demostró que quizás muchos lo pidieron, pero muchos menos se prepararon para ello.

Responder a este desafío para Cupertino significó buscar agresivamente una infraestructura móvil y en gran parte basada en la nube. Mitchell y su equipo implementaron computadoras portátiles y movieron casi todas las aplicaciones en línea. Los servicios web de Amazon y Microsoft fueron las principales plataformas elegidas.

Las aplicaciones orientadas a la comunidad también se conectaron y dejaron de utilizar papel, una ventaja en muchos niveles, incluida la precisión, el costo, la velocidad y la conveniencia. En particular, cuando Apple inició la construcción de su nueva y ambiciosa sede en la ciudad, los servicios de desarrollo y los equipos de TI sabían que necesitarían un proceso nuevo y eficiente para respaldar la obtención rápida de permisos. Este proyecto masivo proporcionó un ímpetu adicional para las mejoras críticas en los procesos de planificación urbana en línea, tanto para las funciones de atención al público como de administración. Se redujeron las ineficiencias y, cuando fue posible, se emplearon capacidades de autoservicio.

2. La movilidad como opción de contratación y estilo de vida

Trasladar a todo el personal a computadoras portátiles y soluciones en la nube no se trataba solo de planificar la resiliencia. En el norte de California, con altos costos de vivienda y una fuerza laboral emergente que exige cada vez más flexibilidad laboral de los posibles empleados, la movilidad se ha convertido en una solución para ambos. Al usar computadoras portátiles, soluciones basadas en la nube y VPN, muchos empleados de la ciudad podrían trabajar de forma remota a tiempo parcial o completo. Para algunos empleados nuevos, la posibilidad de tener esta opción les ha ayudado con la contratación.

Con la movilidad convirtiéndose en parte de la cultura del personal de la ciudad, la colaboración en línea utilizando herramientas como Zoom y la creciente competencia para acceder a servicios desde fuera de la oficina, significaron que hubo poca curva de aprendizaje cuando todos se vieron obligados a trabajar desde casa. Al revisar los tickets de servicio durante la pandemia, Mitchell señaló que vio un aumento muy limitado en el apoyo a la movilidad y los servicios remotos. En otras palabras, el personal de la ciudad estaba listo para esta eventualidad.

Aprendiendo del éxito de Cupertino

Una cultura obsesionada con la resiliencia y las tecnologías asociadas para respaldarla fue fundamental para la transición fluida del personal de la ciudad de Cupertino al trabajo desde casa. Hace tres años, Mitchell convenció al equipo de liderazgo de la ciudad para que aceptara una filosofía que incluía ser la nube y los dispositivos móviles primero.

Con los departamentos a bordo, Mitchell trabajó con el área legal y de adquisiciones para obtener un contrato estándar de software como servicio (SaaS) diseñado que resultó en un proceso de adquisición más rápido y que eliminó la necesidad de reinventar la rueda cada vez.

La pandemia afectó el presupuesto de Mitchell. No sorpresa. El mayor problema fue que la partida presupuestaria para trasladar su gran aplicación final, el sistema ERP, a la nube, se aplazó. Esto significaba que el último artefacto importante de una infraestructura de TI más antigua tendría que permanecer en su lugar durante algún tiempo.

Si bien muchas partidas presupuestarias de TI fueron recortadas o suspendidas, hay que reconocer que la ciudad aprobó un paquete de proyectos de Internet de las cosas (IoT) relacionados con la innovación centrados en la mitigación del tráfico, el clima y la conservación valorados en alrededor de 250.000 dólares. Habría sido tentador matar a esos primero. Sin embargo, la credibilidad de Mitchell y un liderazgo de la ciudad que reconoció el valor de las inversiones en el futuro significaron que fueron aprobadas.

Mitchell señala que todavía quedan muchos servicios, como la seguridad pública y el mantenimiento de las calles, que requieren que el personal entregue físicamente a la comunidad. Si bien las herramientas digitales los están ayudando, este trabajo requiere que el personal esté en el campo.

Cupertino podría haber tenido dificultades para respaldar las operaciones de la ciudad inmediatamente después de la orden de trabajar desde casa, pero el conjunto correcto de opciones organizativas y tecnológicas que se pusieron en marcha tres años antes les ha servido bien. Con esa mentalidad, muchos CIO de la ciudad harían bien en considerar hoy el primer día para prepararse para la próxima crisis.

Fuente: https://www.forbes.com/sites/jonathanreichental/2020/10/30/silicon-valley-city-agency-goes-digital-after-the-state-orders-everyone-to-work-from-home/?sh=7cc5d3b46948