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Cuando la pandemia de Covid-19 azotó los Estados Unidos a principios de marzo, la startup de servicios médicos especializados Faebris estaba en proceso de renovar un nuevo espacio de oficinas. Dado su enfoque en enfermedades infecciosas, con énfasis en pacientes con VIH / SIDA cuyos sistemas inmunológicos ya están debilitados, la compañía con sede en Atlanta sabía que necesitaba moverse rápidamente para poner en funcionamiento su oficina y al mismo tiempo reconsiderar cómo conectarse con los pacientes pedidos generalizados de quedarse en casa y riesgos de exposición.

"Cuando todo se cerró, tuvimos que reconsiderar realmente cómo atender a los pacientes con tantas limitaciones y barreras", dice el Dr. Zan Tims-Cook, médico de Faebris.

Es un desafío compartido por muchas empresas a medida que la pandemia continúa afectando la forma en que opera el mundo, por lo que es imperativo que las empresas estén configuradas para ser ágiles y estar listas para cambiar al paso de las fuerzas externas en cualquier momento. Con el fin de preparar a su empresa para las transiciones ágiles, es vital aumentar su huella tecnológica, repensar sus reuniones y reevaluar la gestión de su proyecto.

Aumente la tecnología de los empleados

Para prosperar durante Covid-19, las empresas deben confiar en la tecnología para cerrar la brecha creada por el distanciamiento social y las pautas para quedarse en casa. Con su nuevo espacio de oficina incompleto y sin computadoras, Faebris necesitaba moverse rápidamente para implementar un sistema digital que permitiera al personal recopilar y proteger información crítica de los pacientes y al mismo tiempo brindarles la opción de consultas virtuales siempre que fuera posible. 

Al descubrir que las computadoras estaban pendientes en casi todas partes, el Dr. Tims-Cook finalmente se dirigió al proveedor de servicios tecnológicos CompuCom , una empresa afiliada de Office Depot, que rápidamente instaló un sistema informático en la oficina completo con las licencias adecuadas para valores y cumplimiento que son vitales. para ayudar a proteger la información privada del paciente. Los pacientes ahora pueden registrarse para citas en línea sin comprometer su privacidad. CompuCom también estableció una línea de servicio directo para que Faebris llamara en cualquier momento del día en caso de que surgieran problemas.

“Implementaron cosas que nunca pensé que necesitáramos, sistemas complejos que sabían que beneficiarían a la práctica a largo plazo”, dijo el Dr. Tims-Cook.

Si bien la profesión médica tiene necesidades distintas, la tecnología es primordial para todas las empresas en la actualidad, muchas de las cuales tienen empleados que trabajan desde casa y dependen de su tecnología personal para mantener las operaciones diarias funcionando sin problemas. Para ayudar a los trabajadores remotos a configurar un entorno equivalente a un entorno de oficina, considere ofrecer a sus empleados un estipendio para comprar productos como un extensor de rango WiFi y un teclado inalámbrico para aumentar los niveles de productividad, por ejemplo. También es útil revisar el almacenamiento en la nube y el centro de comunicaciones internas de su empresa para asegurarse de que estén optimizados para la eficiencia. Para las empresas sin un departamento de TI, o para aquellas que simplemente necesitan manos adicionales, los servicios técnicos de Office Depot El equipo ofrece una instalación perfecta en el hogar o suscripciones de soporte técnico para servicios técnicos por teléfono sobre la marcha.

Reconsidere sus reuniones

Con muchas reuniones en persona que migran al chat de video , la pandemia está brindando a las empresas la oportunidad de repensar cuáles son realmente necesarias y las diferentes formas en que se pueden llevar a cabo en un futuro sin pandemias. En el caso de Faebris, esto significó cambiar a un modelo de telemedicina parcial a través de una plataforma de salud digital, una que no habían usado antes y no estaban seguros de que funcionaría.

Si bien algunas infecciones requieren un análisis en persona, dijo la Dra. Tims-Cook, la pandemia les permitió a ella y a sus colegas ver que "la medicina se puede practicar de manera remota", un hecho que es útil no solo durante la crisis actual, sino también como el futuro se desarrolla, especialmente para los pacientes que no tienen el tiempo o los recursos para visitas frecuentes al consultorio, por ejemplo. Esto llevó a Faebris a considerar una forma evolucionada y más eficiente de atender a los pacientes.

Para otras empresas, los desafíos actuales también podrían ofrecer una oportunidad para dar un paso atrás y reflexionar sobre qué reuniones semanales son realmente productivas. Aquellos que parecen regurgitar mensajes y planes de proyectos ya explicados por correo electrónico podrían mantenerse mejor fuera del programa, por ejemplo, lo que da como resultado más tiempo para que los empleados se concentren en el trabajo diario y perfeccionen sus habilidades. Consolidar la cantidad de reuniones que programe cada semana puede ahorrar tiempo y evitar despidos, haciendo que las que tiene sean más intencionales, fructíferas y enfocadas en el crecimiento creativo y estratégico que beneficiará a la empresa.

Reevaluar la gestión de proyectos

Si bien trabajar desde casa puede ayudar a resaltar las ineficiencias organizacionales que pueden haber existido, también puede exacerbar las debilidades si una empresa no implementa soluciones inteligentes. Esto es especialmente cierto cuando se trata de la gestión de proyectos , que se vuelve más imperativo cuando las distracciones del hogar son inevitables, ya sea una pareja, niños o el simple atractivo de navegar por las redes sociales. Alentar a su equipo a estar al tanto y al día con los plazos que se acercan es clave para una cultura saludable de trabajo desde casa.

"Como un profesional ocupado, a veces desea descargar el pensamiento y el hacer a alguien que puede pensarlo mejor que usted", explica el Dr. Tims-Cook. 

Ingrese el gerente de proyecto: si ya tiene uno o más en su equipo, aliente a esos miembros del personal a encuestar a los empleados sobre qué métodos funcionan mejor para mantenerse al tanto de los proyectos mientras están en casa. Para las empresas sin gerentes de proyectos o sin el ancho de banda para contratar uno, considere las aplicaciones de seguimiento de tareas que permiten a todos los empleados ver y actualizar los cronogramas del proyecto.

Con el flujo constante de conversaciones en la oficina en pausa, también puede ser útil que los gerentes establezcan registros más regulares a través del chat de video o el teléfono con sus subordinados directos para ayudar a evitar que algunas cosas se pierdan en la confusión. El resultado es menos confusión para los empleados y una mayor productividad, lo que lleva a un negocio que es más eficiente y colaborativo a medida que superamos los desafíos actuales de la pandemia y triunfamos en el futuro.

Fuente: https://www.forbes.com/sites/officedepotofficemax/2020/08/10/from-surviving-to-thriving-how-to-reinvent-your-business-after-covid-19-and-beyond/?ss=small-business-strategy#310b982b4f36