El error número uno al crear listas de tareas.
Publicado: 14 Agosto, 2020
La mayor pérdida de tiempo y fuente de estrés en el lugar de trabajo es perseguir nuestras listas de tareas pendientes.
¿Con qué frecuencia te has encontrado persiguiendo 14 tareas diferentes que siguen corriendo por 25 agujeros de conejo? Todos los días, lo más probable.
(Se parece mucho al juego de “golpear un topo” que solíamos jugar cuando éramos niños. La versión para adultos no es divertida).
Cuando se trata de productividad y creación de listas de tareas, el mayor error que cometen incluso las personas inteligentes es centrarse demasiado en sus objetivos y no darse la libertad de dar un paso atrás para recalibrar su enfoque.
Y los que no intente hacer esto a menudo se distraiga y permitir que sus pensamientos a la dispersión: ¿Por qué es tan complicado? ¿Contraté al consultor adecuado? Espera, ¿debo dejar que mis hijos tomen lecciones de karate? ¿Qué hago con las dos nuevas grandes tareas que acabo de recibir de mi jefe? ¿Me falta algo más en mi lista de tareas pendientes? ¡Oh, mi impresora se ha quedado sin tinta! ¿Cómo nos ocupamos de las facturas del hospital de mamá?
Seamos honestos: ha sucedido más veces de las que te gustaría admitir.
Entonces, ¿cómo puedes mantener tu enfoque? ¿O sabe qué es lo “correcto” frente a algo que no vale la pena? Es un negocio complicado, pero hay pasos que puede seguir para ser más productivo.
Lo llamo el método “GTD” (Getting Things Done) y ha ayudado a más de dos millones de personas a descubrir el poder de aclarar sus mentes, agudizar su enfoque y lograr más con facilidad y elegancia.
Así es como funciona:
1. Captura
Toma una hoja de papel y un bolígrafo favorito y tómate unos minutos para escribir todas las cosas que consumen tu atención.
Esto significa cualquier “podría”, “debería”, “necesita hacer”, “podría querer hacer” y “debería hacer” que pesan en su mente, pero que aún no ha documentado. Tal vez sean correos electrónicos, montones de papel, archivos, notas de reuniones, adhesivos y recordatorios esperando ser manejados, tan pronto como “pueda hacerlo”.
No es necesario que se dirija a ninguno de ellos ahora mismo; simplemente reúnalas y colóquelas en un lugar de confianza. Hay muchas formas de capturar estos elementos (por ejemplo, bandejas de papel físicas que están etiquetadas, una aplicación de teléfono inteligente para tomar notas, correos electrónicos para usted mismo, recordatorios de voz).
Independientemente de las herramientas que elija, conviértalas en parte de su vida laboral y estilo de vida diarios.
2. Aclarar
Ahora es el momento de procesar cada artículo. Elija el primer artículo y pregúntese: ¿Es factible?
- Si la respuesta es sí, ¿cuál es la siguiente acción? Puede: hacerlo ahora (si se puede hacer en dos minutos o menos), delegarlo en otra persona o aplazarlo usted mismo (y tomar nota para hacerlo más tarde).
- Si la respuesta es no, usted: lo tirará a la basura, lo guardará como referencia o lo incubará (y lo pondrá en su lista de “algún día / tal vez”).
Este paso tiene que ver con el compromiso. Puede ser agotador y requerir mucho esfuerzo cognitivo, por lo que a menudo lo evitamos y nos mantenemos ocupados. Pero si no aclara las cosas que ha capturado, no hay esperanza de una productividad sin estrés, y sus artículos simplemente se quedarán allí.
3. Organizar
Aquí es donde almacenarás y organizarás todas las cosas que querrás hacer en algún momento, pero no en este momento. Puede hacer esto asignando cada elemento a uno de los siguientes:
- Una lista de acciones únicas: elementos que esencialmente requieren un paso para completar (por ejemplo, comprar pañales)
- Una lista de acciones del proyecto: elementos que requieren más de un paso para completarse (por ejemplo, presentación de ventas)
- Un calendario: elementos que involucran una hora, fecha y lugar específicos (por ejemplo, reunión con Sarah a las 8:45 am)
Es posible que incluso desee hacer una lista de las cosas que está esperando o crear archivos para planes de proyectos y materiales de referencia.
4. Reflexiona
Cuando te tomas un tiempo para reflexionar y ponerte al día, te mantienes al tanto de las cosas que quieres y necesitas hacer.
Haga de este tiempo de reflexión parte de su horario semanal revisando sus listas con frecuencia para determinar qué hacer a continuación. Hágase preguntas como:
- ¿Dónde estoy progresando?
- ¿Dónde necesito ajustar mis prioridades?
- ¿Qué sistema me funciona y cómo puedo mejorarlo?
5. Participa
Esto implica tomar las acciones adecuadas para completar su trabajo con confianza. Elegir qué hacer en el momento, y confiar en que su elección es la correcta, constituye el paso final de la metodología GTD.
A medida que identifica las cosas que debe hacer, tómese un momento para evaluar los criterios limitantes en ese momento exacto:
- Contexto: ¿Dónde estoy ahora (por ejemplo, en el automóvil, en la oficina, en casa, en un aeropuerto)? ¿Qué restricciones o limitaciones asociadas presenta esto? Dependiendo del contexto, solo necesita mirar las siguientes acciones en su lista que realmente puede hacer donde se encuentre y con las herramientas que tiene.
- Tiempo disponible: lo que puede hacer en este momento está limitado por el tiempo que tiene antes de que deba hacer otra cosa. Tener una reunión en 15 minutos le evitaría realizar muchas acciones que requieren más tiempo para comenzar.
- Energía disponible: su nivel de energía fluctúa durante el día, así que elija una tarea que coincida con su nivel de energía. Si tiene poca energía, por ejemplo, seleccione acciones que sean más fáciles de completar, como tareas ocupadas o tareas administrativas o mandados, para que se levante y se mueva. A veces, lo más inteligente es tomar un descanso y salir a caminar.
- Prioridad: ¿Qué es lo más urgente que puede hacer ahora mismo con el tiempo y la energía disponibles?
David Allen es un autor de best-sellers internacional que es ampliamente reconocido como el principal experto mundial en productividad personal y organizacional. Su libro insignia, “Getting Things Done”, ha resuelto más de un millón de copias. Su último libro, “The Getting Things Done Workbook: 10 Moves to Stress-Free Productivity” (un original de Penguin Books) ya está disponible.