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El lunes es el peor día para programar sus reuniones. La ciencia dice que este es el mejor momento (y la forma) de hacerlo
Publicado: 07 Abril, 2020
Seamos honestos: a la mayoría de las personas no les gustan las reuniones: son demasiado largas, demasiado aburridas, demasiado frecuentes y con demasiada frecuencia no logran mucho de nada. No es de extrañar que tanta gente salga poniendo sus llamadas de conferencia en silencio y luego revisando los correos electrónicos.
¿Si no es ahora, cuando?
El problema real con las reuniones, sugieren los investigadores , es que generalmente están programadas para el peor día y hora: los lunes por la mañana.
Para ser justos, tiene sentido por qué tantos de nosotros lo hacemos de todos modos. Es el comienzo de la semana, entonces, ¿por qué no reunir al equipo y asegurarse de que todos estén en la misma página?
Pero Lynn Taylor , autora de “Domestica a tu terrible tirano de oficina: cómo manejar el comportamiento y el éxito del jefe infantil en tu trabajo”, argumenta que los empleados son los más productivos los lunes por la mañana, por lo que es importante no interrumpir su concentración al distraerlos con reuniones . “Debido a que te has alejado por un par de días, estas mañanas de regreso al trabajo son las más memorables para el resto de la semana”, dice ella.
Además de eso, es probable que los empleados estén fuera de la oficina los lunes , por lo que cualquier reunión programada para ese día probablemente no se presente.
El momento más óptimo para reservar una reunión es el martes a las 2:30 p.m. , según un estudio realizado por YouCanBookMe , una empresa de programación con sede en el Reino Unido. No es demasiado temprano en la mañana y demasiado tarde en la semana. El equipo analizó datos de más de dos millones de respuestas a 530,000 invitaciones a reuniones.
Si no puede programar reuniones para los martes a las 2:30 pm en punto, entonces las reuniones de media tarde y mitad de semana son las más ideales.
El “qué” es tan importante como el “cuándo”
El tiempo es el bien más preciado para todos nosotros. Es por eso que los CEOs más exitosos y líderes de negocios siempre tienen la “BLUF” ( b ottom l ine u p- f ront) enfoque cuando se trata de reuniones. BLUF se centra esencialmente en lo que hay que hacer, quién lo hará y cuándo.
A continuación, le mostramos cómo utilizar este enfoque de manera efectiva si desea aprovechar al máximo sus reuniones:
1. Decidir en qué categoría caerá la reunión.
Informativo : Esto se utiliza para hacer un anuncio o mantener al equipo actualizado sobre un tema. El propósito es asegurar que todos estén en la misma página. Todavía puede ser accionable de alguna manera.
Toma de decisiones : se trata más de averiguar qué acciones deben tomar todos. Es más efectivo cuando se realiza en grupos pequeños (una vez que tiene más de tres a cinco personas, es difícil tomar decisiones).
Descubrimiento : esta es la reunión perfecta para discutir problemas y posibles soluciones.
Lluvia de ideas : se trata de cielos azules sin malas ideas. Para estas sesiones creativas, se recomienda salir y salir de las zonas de confort, las rutinas y los hábitos de las personas. Tener más participantes significa más oportunidades para que las personas se alimenten mutuamente, lo cual es algo bueno.
2. La regla de los 45 minutos. Media hora es demasiado corta cuando pasas los primeros cinco a siete minutos con una pequeña charla. Reunirse durante una hora puede alargar las cosas (me suscribo a la teoría de que las personas se tomarán todo el tiempo que les des). Cuarenta y cinco minutos suele ser el punto ideal. Durante ese tiempo, busque soluciones que sean 80 por ciento correctas y 100 por ciento ejecutables en comparación con lo contrario.
3. Los materiales “por adelantado” significan un aviso con más de tres minutos de anticipación: si tiene materiales de preparación para la reunión, debe darles a la gente uno o dos días para que los revisen. Pasar las diapositivas de presentación juntas como un grupo y, por primera vez, es una pérdida de tiempo.
4. Abrir con propósito, cerrar con acción. De la misma manera que establece expectativas sobre lo que desea lograr de manera abierta (el enfoque BLUF), cierre la reunión con un plan de acción. Antes de salir por esa puerta o desconectarse de la llamada de conferencia, todos deben saber qué se espera de ellos, y cuándo.
5. ¿Es incluso una reunión? Si simplemente necesita llegar al fondo de lo que realmente está sucediendo, no es necesario llamarlo una “reunión”. Para asuntos urgentes, es apropiado pasar por la oficina de alguien (o llamarlos) sin previo aviso. Al atrapar a las personas en el momento, descubrirá que son menos cautelosas y más propensas a decirle cosas sin guiones y sin ensayos.