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En 2020, una de nuestras piezas más populares en Forbes fue un resumen de consejos prácticos de productividad para trabajar desde casa. Casi un año después, mientras muchos de nosotros nos preparamos para cambiar a un entorno de trabajo híbrido, el asesor ejecutivo de productividad de Google ofrece un nuevo conjunto de tácticas sobre cómo prepararse.

Muchas empresas están en proceso de actualizar todo, desde salas de reuniones hasta áreas de trabajo de planta abierta y lugares de reunión al aire libre. Asegúrese de saber cómo está cambiando su lugar de trabajo y qué herramientas están disponibles para usted.

En abril pasado, escribí sobre cómo hacer que el "trabajo desde casa" funcione para usted, reuniendo mis consejos para mantenerse productivo y con los pies en la tierra cuando su sala de estar o dormitorio se convierta en su oficina. Me apoyé en mi experiencia en Google, donde asesoro a las personas sobre cómo hacer el uso más eficiente de su tiempo. Muchos todavía trabajan desde casa, pero también se preguntan cómo cambiará el trabajo en 2021 y más allá. El consenso entre muchas firmas de analistas es que el trabajo híbrido, una combinación de días de trabajo en casa y en la oficina, se convertirá en la nueva normalidad para las ocupaciones en las que es una opción .

Entonces, ¿cómo se prepara para esta nueva realidad laboral híbrida? Mediante el uso de las mismas herramientas y conocimientos que le brindaron un mejor control sobre su tiempo y entorno de trabajo durante la pandemia. Así es cómo.

Absorbe las lecciones del trabajo desde casa

Intente replicar sus ganancias de productividad cuando regrese a la oficina. Para muchas personas, trabajar desde casa les dio cierta flexibilidad a la hora de dividir su tiempo y atención a lo largo del día. Encontraron sus ritmos naturales de trabajo, bloquearon sus calendarios durante las horas pico de concentración y abordaron correos electrónicos y reuniones durante una parte diferente del día. 

Pero muchos de nosotros no pudimos conquistar nuestros calendarios. Nuestras jornadas laborales se hicieron más largas y fragmentadas. Las videoconferencias, con más frecuencia, asistentes y zonas horarias, estiraron nuestros días en ambos extremos y, a medida que lo personal y lo profesional se fusionaron, vimos más interrupciones. Cuando el dispositivo de aprendizaje de su hijo se desconecta del WiFi o suena el timbre, debe alejarse de la oficina virtual. 

Entonces, mientras muchos de nosotros nos preparamos para cambiar a un modelo híbrido de trabajo, lo primero que debe hacer es hacer un inventario de todo lo que funcionó (y no funcionó) para usted durante el trabajo desde casa. Por ejemplo, ¿descubrió que trabajar más temprano en la mañana y tomar un descanso de ejercicio al mediodía lo hizo más o menos productivo?

Planifica y tematiza tus días

La planificación y la temática de sus días lo ayudarán a maximizar su tiempo en ambos lugares. Por ejemplo: su equipo puede designar dos días a la semana en los que todos entren a la oficina. Estos son los días para programar reuniones de grupos más grandes, charlas de café 1: 1 para mantener y construir relaciones, y ponerse al día sobre proyectos compartidos. Al menos un día de la semana podría ser un día sin reuniones, lo que brinda a todos un tiempo para concentrarse sin la distracción de correr entre salas o iniciar sesión en reuniones virtuales. Es posible que también desee designar sus propios días de trabajo desde casa, tal vez cuando sea responsable de recoger a sus hijos de la escuela y necesite maximizar sus horas de trabajo.

Si tiene la opción de elegir qué días pasa y dónde, piense detenidamente en su ritmo productivo durante la semana. Si el lunes es su día de "aceleración" y hay muchas reuniones para empezar, es mejor que lo emplee en la oficina. Por otro lado, si el viernes es su día de “consolidación”, trabaje desde casa y aborde esas tareas con la cabeza hacia abajo, como responder a correos electrónicos no urgentes o escribir una publicación en un blog. Mucho depende de los entornos específicos de su hogar y oficina. Tus temas deben aprovechar al máximo lo que cada lugar tiene para ofrecer.

Conoce tus herramientas y espacios

El año pasado, muchos de nosotros comenzamos a aprovechar más las diferentes configuraciones en nuestro software de videoconferencia, calendarios y bandejas de entrada. Aprendimos a grabar reuniones, difuminar fondos o configurar reglas y filtros personalizados para nuestros correos electrónicos. Ser un experto en herramientas seguirá siendo importante a medida que unimos dos contextos muy diferentes. Considere establecer las horas de trabajo y la disponibilidad en su calendario, para que sus colegas sepan cuándo es mejor ubicarlo.

Del mismo modo, cuando vuelva a la oficina, tómese un tiempo para evaluar su nuevo espacio de trabajo. Muchas empresas están en proceso de actualizar todo, desde salas de reuniones hasta áreas de trabajo de planta abierta y lugares de reunión al aire libre. Asegúrese de saber cómo está cambiando su lugar de trabajo y qué herramientas están disponibles para usted. ¿Necesitarás reservar tu escritorio? ¿Tendrá la misma configuración que estás usando en casa? ¿Hay espacios de colaboración disponibles para la lluvia de ideas en equipo? ¿Cómo se pondrá de acuerdo su equipo sobre cómo, cuándo y dónde se unirán?

Comprenda cómo trabaja usted y su equipo

Un avance positivo en nuestro experimento de casi un año de trabajo remoto ha sido la forma en que las videoconferencias se volvieron más inclusivas para los equipos remotos globales. Con la informalidad compartida de ver las casas de los demás e intercambiar ideas sobre cómo trabajar mejor, ganamos empatía por nuestros colegas. A medida que vislumbramos la vida de los demás (bebés en el regazo, perros en sofás o tal vez abuelos haciendo apariciones especiales) obtuvimos una nueva perspectiva de nuestros compañeros de equipo como seres humanos completos. Mientras regresa a la oficina a tiempo parcial, vea si puede encontrar formas de mantener la camaradería y la empatía que surgieron de esta experiencia compartida.

En Google, ya tenemos buenos datos sobre cómo sacar lo mejor de sus equipos. Hace algunos años, Google completó un estudio de investigación de varios años sobre equipos de alto rendimiento y descubrió que todos tenían cinco elementos en común: seguridad psicológica, confiabilidad, estructura y claridad, significado e impacto. Al tender un puente entre los mundos remoto y en persona, ¿se está preparando a usted y a su equipo para el éxito? ¿Tiene un conjunto de normas de equipo? ¿Entienden los estilos de trabajo y las zonas de productividad de los demás? 

Tal vez empiece a ofrecer dos opciones para la capacitación y las reuniones para todos, cada una en un final diferente de la jornada laboral. Tal vez implemente los "viernes sin reuniones". Estos cambios no solo se adaptan a diferentes zonas horarias, sino que también respetan nuestros estilos de trabajo individuales y nuestras obligaciones personales. A medida que los equipos se vuelven a reunir en la oficina, al menos parte del tiempo, es una oportunidad para establecer nuevas formas de trabajar y colaborar que se basan en las lecciones del último año.

Permita tiempo libre

Muchos de nosotros somos terribles tomando descansos cuando trabajamos desde casa. Reducimos la distancia física manteniéndonos conectados todo el tiempo. Sin embargo, muchas investigaciones sugieren que eres más productivo cuando tomas descansos regulares para recargar energías. Me gusta usar la analogía del café vertido: cuando dejas que las cosas se empinen un poco, terminas con una experiencia más rica y profunda. Lo mismo ocurre con el trabajo. 

Mientras piensa en configurar su semana laboral híbrida, no olvide presupuestar un espacio en blanco en su calendario. No soy fanático de programar descansos, ya que puede parecer una obligación más. Pero asegúrese de tener algo de tiempo durante el día para almorzar, dar un paseo rápido o tomar un café, ya sea en la oficina o en casa. 

A medida que nos preparamos para la siguiente fase en la evolución del trabajo, es una gran oportunidad para desarrollar hábitos que nos ayuden a dar lo mejor de nosotros. La planificación y la intención son importantes. A menudo les recuerdo a mis amigos y colegas que la productividad personal no se trata solo de cuánto se hace en un día. Se trata de hacer las cosas que más te importan en tu día.